Nous recherchons pour l'un de nos clients un gestionnaire administrative (H/F).
Vos missions :
- Réceptionner les appels téléphoniques, les filtrer, assurer le premier niveau de contact et prendre les messages
(en français et/ou anglais)
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant (tri, distribution, affranchissement.) dans le(s) service(s)
- Assurer des travaux de reprographie, reliure et distribution de documents
- Trier, classer et archiver des documents
- Participer aux inventaires (comptage et report sur les supports adéquats)
- Pointer et vérifier les documents ou informations (saisies, reçues) nécessaires à l'activité du service
- Présenter des documents pour un service ou un responsable avec les outils bureautiques à disposition
- Saisir des données à l'aide d'outils informatiques spécifiques (SIRH, CARL, JDE, gestion d'appels.)
- Exploiter et traiter des données à l'aide d'outils informatiques spécifiques (SIRH, CARL, JDE.)
- Organiser, analyser et synthétiser des informations dans son domaine d'activité
- Détecter les anomalies ou incohérences et les traiter ou alerter son responsable
- Proposer des actions correctives suite à la détection d'un problème, d'une anomalie
- Assurer le suivi complet d'un dossier, d'une activité en autonomie
- Participer à l'organisation des activités du service
- Gérer les stocks de fournitures (suivi, alerte pour déclenchement de commande.)
- Assurer la mise en place des éléments nécessaires au bon déroulement des réunions (salles, matériels.)
- Contribuer à la rédaction de procédures simples liées à son périmètre d'activité pour assurer la continuité de
service
- Renseigner et communiquer des informations relatives à son activité
- Renseigner et mettre à jour des tableaux de bord existants
- Concevoir des indicateurs et des tableaux de bord relatifs à de l'activité du service
- Diffuser les informations relatives à son activité
- Gérer les relations avec des interlocuteurs extérieurs (fournisseurs, intérim.) induites par son activité
- Accueillir les visiteurs extérieurs à l'entrée (fournisseurs, candidats.)
Le poste est à pourvoir de début juin jusqu'a mi septembre.
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