BEE'Z PRO Mulhouse recherche pour un de ses clients, UN(E) SECRETAIRE TECHNIQUE BTP H/F.
LES MISSIIONS :
TRAITEMENT DES COMMANDES
Réception des demandes par mail ou téléphone
Prise d'information pour les demandes : lieu d'intervention, type de travaux, client (particulier ou bailleur), degré d'urgence
Dispatch de la demande selon le corps de métier
Création de la commande sur le logiciel
Création du chantier dans le logiciel
Contrôle syntaxe et orthographe puis transmission des devis
Planification via le logiciel
Suivi des clients (dates de fins de travaux, dates d'intervention, travaux supplémentaires, modification du devis...)
Envoi des régules aux clients (demande et relance des bons de commandes)
Traitement des SAV
Saisi des rapports d'intervention pour mise en facturation
FACTURATION
Facturation des situations d'avancement et transmission aux maitrises d'œuvre pour validation
Envoi des factures par courrier ou mail
Dépôt des factures sur plateformes
Dépôt des factures dans le dossier associé
Classement des factures
ASSISTANCE DU MANAGER
Prise de rendez-vous pour les responsables de division, conducteur de travaux, chargé de projet et responsables d'exploitation
Gestion de l'agenda
Vérification des convocations aux réunions de chantier via les comptes rendus + convocation mise au planning
Préparation des réunions équipes (Tableau des devis en cours et commandes ouvertes)
ADMINISTRATIF
Traitement de la boite mail dédiée à l'assistante
Communication d'informations en interne (informer les autres divisions des changements de planning)
Demande d'occupation voierie
Création des classeurs AO attributaires + création de la commande sur le logiciel
Création des PPSPS et DOE et envoi pour les marchés attributaires
Classement
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