Notre agence recherche pour l'un de ses clients un assistant administratif h/f :
Votre profil
- Une première expérience réussie dans un poste similaire est vivement souhaitée
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Rigueur, organisation, sens des priorités
- Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe
- Discrétion et fiabilité
Votre mission
1. Gestion administrative des dossiers de chantiers
- Ouverture et suivi des dossiers administratifs des chantiers (création, classement, archivage)
- Préparation des documents nécessaires aux équipes terrain (plans, devis, permis, fiches de chantier)
- Suivi des commandes de matériaux et équipements en coordination avec les conducteurs de travaux
- Gestion des relations avec les sous-traitants (demandes de pièces administratives, attestations, contrats.)
2. Suivi des documents légaux et réglementaires
- Vérification et mise à jour des documents obligatoires (assurances, Kbis, attestations URSSAF.)
- Suivi des déclarations préalables de travaux (DP, DICT, etc.)
- Veille au respect des normes de sécurité et des obligations réglementaires en matière de bâtiment
3. Support à la comptabilité
- Saisie et vérification des factures fournisseurs et sous-traitants
- Préparation des éléments pour la facturation client (situations de travaux, avoirs.)
- Suivi des paiements, relances des impayés en lien avec le service comptable
4. Accueil et interface avec les interlocuteurs
- Accueil téléphonique et physique des clients, fournisseurs, partenaires
- Réception et gestion du courrier (postal et électronique)
- Transmission des informations aux différents services (direction, équipes travaux, comptabilité)
5. Organisation et coordination administrative
- Gestion des plannings de réunions, rendez-vous, déplacements
- Rédaction de courriers, comptes rendus, notes internes
- Participation à l'amélioration des procédures administratives internes
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