Pour une société leader dans les travaux publics, et pour un contrat d'intérim de 3 mois, le cabinet SIGMA Lyon recrute un(e) Assistant(e) de Gestion Administratif et Comptabilité.
Vos missions :
Accueil et Traitement du courrier :
- Assure l'accueil téléphonique et physique des visiteurs,
- Renseigne les interlocuteurs et relaye si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
- Adapte son discours en fonction de l'interlocuteur,
- Reçoit, filtre et transmet les messages téléphoniques (prend un message écrit : nom, société, numéro de téléphone, date et heure de l'appel, raison de l'appel),
- Assure la diffusion du courrier entrant et sortant (voie postale et électronique...),
- Dépose le courrier à la poste,
- Assure la sauvegarde informatique.
Administratif :
- Rédige des écrits professionnels (lettres, mails, offres commerciales...)
- Assure la constitution des dossiers administratifs, de candidature...
- Etablit les demandes de cautions bancaires,
- Etablit les déclarations de sous-traitance (collecte des pièces administratives et envoi au client),
- Gère les déclarations de sinistre,
- Assure le classement et l'archivage des dossiers et courriers.
Financier :
- Saisit les écritures sur le logiciel de comptabilité,
- Tient les comptes de groupement et établit les lettres d'éclatement,
- Etablit l'échéancier clients,
- Relance les clients en retard de règlement,
- Demande et suit les mainlevées de cautions,
Comptabilité - Fiscal :
- Saisit les écritures,
- Contrôle les comptes (clients, fournisseurs),
Achat :
- Formalise les demandes d'ouverture de comptes fournisseurs,
- Saisit les factures fournisseurs dans le « chrono »,
- Rapproche les factures fournisseurs aux bons de commande,
- Dispatche les factures pour visa et bon à payer,
- Etablit les demandes d'avoir aux fournisseurs,
- Renseigne les fournisseurs sur le traitement de leur facture et la date de règlement prévue lors des relances,
- Saisie des écritures de stock (EPI),
- Gère le poste carburant (affecte les charges carburant à chaque véhicule),
- Comptabilise les notes de frais,
- Etablit les règlements fournisseurs,
- Vérifie la conformité réglementaire des sous-traitants et fournisseurs.
Vente :
- Prépare la réunion de facturation mensuelle,
- Etablit et envoie les factures clients,
- Met à jour les en-cours et clôture les chantiers,
- Renseigne le tableau de suivi de la production mensuelle,
- Suit les factures à établir.
Gestion :
- Vérifie le chargement des véhicules et effectue la pesée à l'entrée ou à la sortie du site,
- Gère des stocks (EPI, consommation carburant, et consommables du quotidien de l'entreprise) et effectue des commandes.
- Tient à jour et suit les tableaux de bord d'activité de gestion, du stock, de facturation clients et fournisseurs.
Secrétariat Technique :
- Applique et veille au respect des procédures d'acceptation des matériaux pollués,
- Tient à jour le planning d'activités,
- Edite et Enregistre les bons de pesée et s'assure de la conformité des matériaux livrés sur site suivant les directives,
- Rempli les bordereaux de suivi de déchet.
Divers :
- Participe à l'organisation des manifestations internes,
- Assure le classement et l'archivage des dossiers, courriers et factures,
- Propose des actions visant à l'amélioration,
- En réfère à N+1 pour l'ensemble de ses missions.
Missions Qualité :
Etablit des fiches de non-conformité.
Missions Sécurité :
- Assure la sécurité sur le site : circulation des camions,
- Respecte et fait respecter les consignes de sécurité,
- Agit en toute sécurité,
Missions Environnement :
- Participe au tri des déchets de bureaux.
Profil :
Formation Bac +2 Comptabilité ou Assistanat de Gestion PME/PMI
Expérience 1 an
Horaires : lundi au jeudi 7h30 - 12h / 2h45 - 16h15
vendredi 7h30 - 12h / 12h45 - 15h15
Salaire : 2400 € +13e mois (35h+4h)
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