En tant qu'assistant(e) de gestion vous assurez la gestion administrative et commerciale de l'agence de Niort et de Bordeaux. Vous serez en échange quotidien avec les directeurs d'agence de Niort et Bordeaux et sous la direction du directeur de régions.
Vous évoluerez au sein de l'équipe d'assistant(e) de gestion composée de 6 personnes. Sur le site de Niort, vous serez au quotidien aux côtés de Anne-Sophie, la Directrice d'agence, Robin, Ingénieur d'Affaires, Morgane, notre Chargée de recrutement, Élodie, notre Chargée de recherche en recrutement ainsi que nos collaborateurs.
L'ensemble de vos missions seront réalisé sur le site Niortais.
Vos principales missions :
Saisie de l'activité des collaborateurs : enregistrement et mise à jour des comptes rendus d'activité de l'agence
Assistanat de l'agence : suivi des visites médicales, édition des ordres de mission, gestion du courrier entrant et sortant.
Gestion administrative de la facturation (obligatoire) : préparation, édition et envoi des factures clients, suivi de leur réception et traitement des éventuelles relances.
Gestion des contrats en lien avec le commerce : administration des contrats clients et sous-traitants ainsi que leurs pièces administrative, suivi des dates de renouvellement, archivage.
Suivi des projets de l'agence : suivi des affaires en cours, suivi des consommés, de la facturation, et participation au reporting mensuel et trimestriel.
Gestion des impayés : suivi des créances et collaboration avec le service recouvrement pour les relances de paiements.
Accueil et orientation du public : prise en charge des visiteurs, gestion des appels entrants et réponses aux demandes d'informations
Support administratif polyvalent : préparation de documents administratifs, classement, archivage, organisation de réunions et gestion des déplacements du personnel si nécessaire.
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