Activité de désamiantage, 34 salariés sur l'agence dont 8 dans les bureau 32 sur le terrain
Horaire 35h en intérim, 37h50 en CDI
Dans le but de remplacer un départ à la retraite, nous cherchons une assistante administrative avec expérience PME
Fonctions
Administratif général
Ø Gestion des achats et approvisionnement nécessaires à la bonne maintenance des locaux de l'agence
Ø Gestion des correspondances avec l'administration publique
Ø Tenue standard et accueil,
Ø Recevoir et orienter les visiteurs, clients, fournisseurs
Ø Organisation des déplacements, réservations
Gestions de Personnel
En collaboration avec le service RH/ exploitation
Ø Tenue des dossiers du personnel
Ø Support à la Gestion administrative des arrivées/départs de salariés
Ø Traitement administratif des absences CP, RTT, AT/MP, etc.
Ø Suivi et mise à jour des tableaux de congés
Ø Traitement administratif des notes de frais
Ø Traitement administratif des visites médicales
Secrétaire comptable
En collaboration avec le service Financier et comptable et En collaboration avec l'Exploitation
Ø Fournisseurs : Traiter les factures, relances, concernant les services Généraux,
Ø Clients : Etablir les factures sur un logiciel interne, dépôts sur chorus, suivi des factures et paiements, effectuer les relances.
Commercial
En collaboration avec le Bureau d'études
Ø Support administrative pour les AO : lecture et analyse des RC, préparation des dossiers administratif, DC1/2/4 ou autre pièce administratives adhoc,
Ø Déposer les Appels d'Offres en ligne.
Ø Mise en forme et envois des correspondances avec clients ou tiers divers
Fournisseurs / prestataires externes
Ø Support à l'émission et au suivi des bons de commande sur la base des demandes des différents services
Ø Suivi administratif du process bon de commandes > bons de livraison > factures fournisseurs pour diffusion au service comptable
Ø Suivi et mise à jour des bases de données fournisseurs / prestataires externes
Gestionnaire de la flotte
Ø Gestion des contrats des prestations diverses (véhicules, assurances, téléphonie, etc.)
La Mise en service d'un nouveau logiciel ERP est a prendre en compte
Le profil recherché pour ce poste est principalement :
- Une personne polyvalente est indispensable ;
- Ayant de la rigueur ;
- Sachant rapidement être autonome ;
- Être organisée ;
- Ayant le sens du relationnel, sociable et la faculté d'adaptation ;
- Pour finir la motivation et le dynamisme est des atouts essentiels.
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