En tant qu'assistant(e) unité opérationnelle, vos principales missions seront les suivantes :
1. Gestion administrative et suivi des ressources :
- Envoi et réception des courriers et colis.
- Gestion des fournitures de bureau
- Mise à jour et suivi de la documentation officielle.
- Gestion des badges d'accès aux sites clients via des systèmes ou outils dédiés.
- Remplacement ponctuel de l'assistante référente en cas d'absence pour la gestion immobilière du site (demande d'interventions urgentes).
2. Organisation et logistique :
- Réservation des véhicules de location sur des plateformes dédiées (ex. RésaCar, IFS).
- Saisie et suivi de l'utilisation journalière des véhicules dans des outils internes ou spécialisés.
- Livraison et restitution des véhicules de fonction ou de service.
- Assistance à la gestion des plannings itinérants pour garantir l'efficacité des déplacements.
3. Communication et relationnel :
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et collaborateurs
- Soutien à la communication interne : assurer la diffusion des informations importantes au sein de l'équipe, et s'assurer que tous les membres soient bien informés des mises à jour ou changements via des outils spécialisés (ex. Teams).
- Interface avec les différents interlocuteurs : clients, fournisseurs, collaborateurs et autres assistantes pour fluidifier les échanges et garantir une coordination optimale.
4. Support spécifique :
- Rédaction et suivi des appels d'offres (DC4) via des outils bureautiques ou plateformes digitales dédiées (expérience exigée).
Contrat : Intérim de 2 semaines (renouvelables)
Durée de travail : 35h/semaine ou possibilité de 80% (28h/semaine).
Horaires : arrivée entre 8h et 9h, départ pas avant 16h30.
Rémunération : Entre 14 et 14,50 EUR brut/h, 13ème mois + Tickets Restaurant.
Localisation : Achères (78) soit aux Mureaux (78), selon votre convenance (déplacements occasionnels entre les deux sites à prévoir). Vous êtes diplômé d'un BAC+2 en Gestion PME-PMI ou GEA et avez une première expérience sur un poste similaire (ex : assistant(e) de gestion, assistant(e) de direction, assistant(e) comptable, ou assistant(e) administratif(ve).
Savoir-faire nécessaires :
- Gestion administrative : traitement des courriers, commandes, gestion des stocks et mise à jour de la documentation.
- Organisation logistique : réservations de véhicules, gestion des plannings, coordination des déplacements.
- Communication efficace : accueil, interaction avec clients/fournisseurs et diffusion des informations internes.
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, IFS, TEAMS) et compétences solides dans la gestion des appels d'offres et DC4.
- Suivi précis des missions opérationnelles et coordination des différentes tâches.
Savoir-être nécessaires :
- Rigueur et autonomie pour exécuter efficacement les tâches confiées.
- Réactivité et adaptabilité pour faire face aux besoins ou imprévus.
- Sens du relationnel et esprit d'équipe pour travailler en harmonie avec les interlocuteurs internes et externes.
- Discrétion et fiabilité pour gérer des informations sensibles.
- Polyvalence pour traiter et prioriser des missions variées de manière organisée.
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