L'assistant(e) projets immobiliers sera principalement amené à intervenir sur les projets de construction ou mixtes construction/process des différents sites du Groupe, mais participera ponctuellement aux autres activités de la Direction des Opérations Immobilières
Descriptif poste :
L'assistant(e) sera sous la responsabilité du « Directeur des Projets Immobiliers», pour assister les Responsables de Projets dans la gestion courante des projets d'investissements en prenant en charge les activités suivantes :
Suivi administratif de toutes les phases du projet :
- préparation des contrats en relation avec l'Assistant à Maitrise d'Ouvrage (AMO) le cas échéant, , les avocats et les co-contractants (mise en forme, suivi du circuit de signatures),
- relations administratives avec l'extérieur (déclarations de travaux, d'achèvement, .),
- suivi des sous-traitants (demandes d'agrément, attestations d'assurances, cautions, ...),
- gestion de tous courriers entrants / sortants liés au projet : analyse de l'urgence, préparation des réponses dans les cas simples et répétitifs,
- gestion des courriels et réponse aux demandes simples et récurrentes (à définir progressivement),
- suivi administratif des garanties post réception et des sinistres éventuels,
Gestion documentaire :
- pièces contractuelles, dont avenants / OS,
- échanges avec la Maîtrise d'œuvre (MOE), entreprises et autres intervenants,
- création et administration d'une data room papier et numérique (à compléter tout au long de l'opération),
- classement courant (papier et électronique),
Suivi budgétaire :
- engagement des commandes et suivi du budget,
- suivi des situations / avancements, des retenues et de la facturation,
- ajustement des ré-estimés en fonction de l'évolution de la planification du projet,
Interface avec les futurs utilisateurs / exploitants des sites concernés :
- suivi des mises à jour du programme / des demandes de modifications,
- selon la gouvernance mise en place pour suivre les projets, gestion de tous les échanges avec les sites nécessitant une décision / arbitrage de ceux-ci et suivi d'un tableau de bord,
- organisation des réunions / visites
Compétences techniques :
- parfaite connaissance du déroulement d'un projet immobilier (phases : préparation/montage, conception, réalisation, réception, etc.) et des intervenants concernés (Architecte, BET, Bureau de Contrôle, entreprises, etc.),
- savoir appréhender les aspects d'ordres administratifs, financier et d'organisation d'un projet immobilier, voire immobilier/process,
Aptitudes individuelles :
- avoir le sens de l'organisation et être rigoureux(se),
- maîtriser les logiciels de bureautique,
- parler couramment anglais pour les projets internationaux,
- savoir rendre compte de son activité, et être force de proposition pour fluidifier les échanges et fiabiliser le suivi administratif et financier
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