Nous recherchons pour le compte de notre client Naval Group Lorient un(e) Assistant(e) administratif service achats (F/H).
Vos missions :
1. Organisation de l'agenda du Directeur
- Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du Directeur (prise de rendez-vous, courriers, e-mails, congés)
- Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
- Accueillir physiquement les rendez-vous
- Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, conférences téléphoniques, etc)
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du Responsable de département ou du Directeur (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, etc)
- Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers
2. Gestion, suivi, archivage des comptes rendus et documentation du responsable et de son entité
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter à son dirigeant que les informations essentielles
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information en physique et numérique)
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting, etc)
- Gérer les notes de frais
- Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons
3. Communication
- Rédiger et/ou diffuser des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus, etc)
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés à partir des consignes de son dirigeant)
- Gérer les listes de diffusion achats Lorient
- Gérer les accès réseau (création / modification)
4- Activités transverses achat
- Soutien administratif des acheteurs
- Suivi et analyse des effectifs S/T Lorient (par trimestre)
- Autres activités possibles à définir
Relations internes
- Échanger, demander et communiquer des informations à son responsable et son entité
- Échanger (donner et demander) des informations avec les autres entités avec lesquelles il collabore afin de créer du lien
Relations externes
- Échanger (organisation de rendez-vous) avec des fournisseurs, clients, autorités, etc
Cotation
Vous devez être titulaire d'un Bac+2 et avoir au moins 5 années d'expérience.
Connaissances
L'emploi doit avoir des connaissances :
- Générales du métier d'Assistant
- Générales du Pack Office
- Générales de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie,
planning partagé, web conférence, etc)
- Générales des règles de fonctionnement de Naval Group et spécifiques de l'entité à laquelle il est rattaché
Autonomie
Il rend compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer. Il doit répondre aux demandes en priorité et peut être proactif et force de proposition dans certains cas.
Complexité
En plus des tâches administratives et logistique, il intervient sur des activités transverses nécessitant une analyse permettant de mettre en œuvre des processus ou des activités nécessitant une traduction en langue étrangère. Il est en contact avec un grand nombre d'interlocuteurs.
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