Missions de l'assistante de direction du pôle PSE
Organiser l'agenda du directeur et de la direction : prendre des rendez-vous internes et externes, les mettre à jour en permanence
Assurer une permanence téléphonique et coordonner le rappel des interlocuteurs en tenant compte des agendas
Organiser des réunions : les planifier, constituer les dossiers et s'assurer de l'ensemble des aspects logistiques, notamment, avec le soutien des directions et des services concernés
Planifier le pilotage du Pôle : organiser les récurrences des réunions (CODIR, COPIL, .
Gérer les déplacements en contact avec les interlocuteurs des différents sites (création de profils, actualisation des ordres de mission, réservation de billets, repas, hotels, états de frais, suivi des dépenses et remboursements)
Préparer le Conseil scientifique de l'agence ( à Maisons-Alfort, en visioconférence ou délocalisé): actualiser les membres et adresses et le trombinoscope, organiser le rétroplanning de pilotage ( réunion interne, collège, conseil, SCL, SCASM) , envoyer les convocations, préparer les ordres du jour, les feuilles de présence ,les chevalets, réserver les salles et les pauses café, organiser et suivre la venue des experts ( avion, train, hôtel) et leur accès au site et à la cantine, planifier les buffets, réserver les places de parking et les taxis , collecter et mettre en forme les documents préparatoires, actualiser la base documentaire, réserver les prestataires externes (Ubiqus.), piloter le suivi et règlement de leurs frais et vacations, préparer et participer au secrétariat de séance, assurer la bonne actualisation des DPI des experts.
Contribuer à l'orchestration des taches avec les autres assistantes de direction et la cheffe de cabinet du directeur général
Assurer la coordination de la tenue des fichiers de contacts
Préparer des courriers, des messages et finaliser des présentations pour répondre aux nombreuses sollicitations internes et externes
Gérer la circulation des parapheurs en identifiant leur degré d'urgence,
Organiser et assurer le classement dynamique des dossiers et fichiers de la Direction dont le suivi des archives et des conventions
Commander les ouvrages documentaires et piloter les abonnements nécessaires aux besoins du service
Suivre le planning de la direction, préparer la validation des congés, des RTT, du télétravail dans l'outil Gestor ; diffuser les outils de formation et les planifier
Anticiper et planifier la préparation et le suivi des Evaluations annuelles de l'équipe, et la mise à disposition et l'archivage des documents
Etablir et renouveler le stock de fournitures du service
Recenser les besoins documentaires/ abonnements et les transmettre au service concerné
Préparer les contrats de vacation lorsque nécessaires
Déclencher et suivre la résolution des dysfonctionnements informatiques
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